ALBARÁN
Dentro del proceso de compraventa entre empresas o particulares nos situamos ahora en el momento de envío y entrega de las mercancías o servicios. El albarán documenta que la mercancía o el servicio ha salido del almacén de la empresa vendedora. Por tanto, sólo lo emite el vendedor. Después de haber recibido el pedido, el vendedor enviará las mercancías junto con el albarán.Los albaranes los entrega la empresa vendedora a la compradora en el momento de hacer la entrega. Especifican de forma detallada el género o mercancía objeto del envío. Cuando una empresa redacta un albarán hace por lo menos cuatro copias del mismo. En el momento de entregar las mercancías o servicios, al cliente se le presentan dos copias del albarán que debe firmar. Una de las copias firmadas será para la empresa compradora que la archivará. Otra de las copias firmadas será para el proveedor o transportista para justificar que el cliente ha recibido la mercancía. Una de las otras dos copias del albarán se archivará en el almacén de la empresa vendedora para poder acreditar el envío y otra para el Departamento de Ventas para posteriormente formalizar la factura correctamente.Requisitos del albarán: 1. Identificación tanto de la empresa compradora como de la empresa vendedora. Debe constare constar el nombre, la dirección, el teléfono, el fax, el correo electrónico y su identificación fiscal:
*España: N.I.F. (Número de Identificación Fiscal). *México: C.I.F. (Cédula de Identificación Fiscal) * EE.UU: T.I.N. (Tax Identification Number) * Argentina: C.U.I.T. (Código Único de Identificación Tributaria). *Bolivia, Colombia y Guatemala: N.I.T. (Número de Identificación Tributaria). * Venezuela : R.I.F. (Registro Único de Información Fiscal). * Chile y Uruguay: R.U.T. (Rol Único Tributario). *República Dominicana: R.N.C. ( Registro Nacional del Contribuyente). *Panamá, Perú y Ecuador: R.U.C. (Registro Único de Contribuyentes). *Guatemala: R.T.U. (Registro Tributario Unificado).
2. Características del envío. Debe constar la dirección a la que se enviará la mercancía o producto solicitado, fecha en la que debe de entregarse especificando qué empresa se hará cargo del coste del transporte, forma de pago (al contado, cheque, transferencia bancaria, PayPal, pagaré...) y los posibles descuentos. 3. Identificación de la empresa vendedora 4. Detalle del envío donde figurará la referencia, la descripción, la cantidad y el precio de cada artículo.
5. Observaciones sobre el envío para facilitar por ejemplo el correcto embalaje, transporte o cualquier incidencia que se quiera señalar ocurrida durante el transporte. 6. Firma del cliente para acreditar que ha recibido las mercancías y la fecha en que se ha llevado a cabo.
Puede ocurrir que una tercera empresa se encargue del transporte y los costes del transporte para lo cual se emite una nota de portes. Si la empresa vendedora corre con los gastos de transporte, procederá a su abono y recibirá un recibo. Si es la empresa compradora la que se hace cargo de los costes de transporte, firmará la nota de portes para acreditar el servicio y facilitar a la empresa cobrar su servicio.
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